事務局長がインフルエンザで１週間出社できなくなりました。そこで、まこさんは、所長から事務局長代行を命じられましたが・・・。

まずは、ブラックボックスでは誰も助けられない。ときどき抱え込むタイプの人がいますが、むしろ私はすぎに助けを求めるタイプです。どちらがトラブル対処に対する着手が早いかが分かるかと思います。

そこで、グループを構成し、電話を相互に出会うというようなことをする工夫をすると、中身が分からなくても、記録+電話での印象で中身が分かってきます。

このように、特定の人しか業務に関わっていないと、誰の目も気にせず業務ができるので非効率になるので、所長が知らない事件は報告を求めることが大事だと思います。

ある程度、社内でのルールを決めておくと、事務局長がインフルエンザになっても、リカバーをすることができます。さらに、所長として特定の職員に特定の仕事しか知らないということになると不正が容易にできる環境の提供につながるということです。

私の以前の事務所では、独立性の高い執務机を提供していましたが、現在はフラットのT字型の配置にしています。特に職位の高い人の不正なので簡単に防ぐことはできません。

そこで、マニュアル化、定期的な人事異動、割り込みを認める文化ということです。私は所長として、基本的に自分が担当していない事件でもどうなっているかについて尋ねます。そして、相当性を欠く場合はカットインします。

小さな会社の場合は、部内で定期的に仕事を交換する方法が考えられます。

働き方改革では、休暇を取りやすくすることが課題の一つです。2人態勢の休暇の取得にも一役買ってくれることになります。

マニュアルがなくても、ファイリングがしっかりしていると変えることもできます。